De kostprijs van een medewerker per uur is meer dan het bruto uurloon. Bij het loonkosten berekenen tel je ook werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioenbijdragen en verzekeringen mee. Zo krijg je een betrouwbaar beeld van de echte kosten medewerker.
Ook betaald verlof en niet-productieve uren hebben invloed op de uitkomst. Daarom bereken je de arbeidskosten op basis van het aantal uren dat iemand werkelijk werkt. Dit voorkomt dat je de personeelskosten per uur te laag inschat.
Een goede berekening helpt je bij budgettering, personeelsplanning en prijsbepaling. Je ziet sneller of werkzaamheden winstgevend zijn. Ook thuiswerken kan de kosten beïnvloeden, bijvoorbeeld door lagere kantoorlasten en minder reistijd. Lees meer over de voordelen van thuiswerken voor bedrijven.
In dit artikel leer je welke gegevens je nodig hebt en hoe je de kostprijs stap voor stap berekent. Daarbij maken we onderscheid tussen de kosten per gewerkt uur en het factureerbare uur.
kostprijs medewerker per uur berekenen: welke gegevens heb je nodig?
Een betrouwbare berekening begint met duidelijke loon- en contractgegevens. Verzamel het bruto maandsalaris of jaarloon, de arbeidsduur en het aantal werkbare dagen. Zo krijg je een goed beeld van de jaarlijkse werkgeverskosten.
Het bruto uurloon van je medewerker bepalen
Bereken eerst het bruto uurloon. Deel het bruto jaarsalaris door het aantal contracturen per jaar. Bij een maandloon vermenigvuldig je het bedrag met twaalf. Controleer of vaste toeslagen en structurele vergoedingen in het loon horen.
Werkgeverslasten en sociale premies meenemen
Bij werkgeverslasten berekenen kijk je verder dan het loon. Neem premies voor werknemersverzekeringen, de werkgeversbijdrage voor de Zorgverzekeringswet en pensioenpremies mee. De hoogte van deze bedragen kan per medewerker en sector verschillen.
Noteer elke verplichte bijdrage apart. Zo houd je zicht op de totale kosten en voorkom je dat sociale premies buiten de berekening vallen.
Vakantiegeld, vakantiedagen en verlof verwerken
Voor vakantiegeld berekenen gebruik je meestal 8 procent van het brutoloon. Tel de kosten van betaalde vakantiedagen, feestdagen en ander verlof mee. Tijdens deze uren ontvangt je medewerker loon, maar wordt er geen directe arbeid geleverd.
Houd rekening met ziekteverzuim in je raming. Een realistische inschatting maakt het uurbedrag bruikbaarder voor je planning en begroting.
Productieve uren per jaar berekenen
Begin met het aantal contracturen per jaar. Trek vakantiedagen, feestdagen, ziekte en ander verlof daarvan af. De resterende productieve uren zijn de uren waarin je medewerker daadwerkelijk werkzaamheden uitvoert.
Deel de totale jaarlijkse werkgeverskosten door deze productieve uren. Gebruik vaste uitgangspunten per functie, zodat je medewerkers op een gelijke manier vergelijkt.
Welke werkgeverskosten horen bij de totale personeelskosten?
De totale werkgeverskosten bestaan uit meer dan het brutoloon. Je rekent wettelijke premies mee, zoals de premies voor de Werkloosheidswet, de WAO en de WIA. De werkgeversbijdragen voor de Zorgverzekeringswet horen bij deze berekening, voor zover ze van toepassing zijn.
Vakantiegeld, verlof en de pensioenpremie werkgever verhogen de kostprijs. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering kan binnen de afspraken met je medewerker vallen. Controleer per contract en cao welke posten gelden.
- arbodienstverlening en salarisadministratie;
- opleidingen, werkkleding en reiskosten;
- laptop, telefoon en zakelijke software;
- ziekteverzuim kosten en vervanging;
- werving, selectie en inwerken.
Deze uitgaven vallen onder indirecte personeelskosten. Ze staan niet altijd op de loonstrook, maar beïnvloeden wel je kostprijs per productief uur. Een laag verloop helpt de kosten voor werving en inwerken beperken. Je kunt de wervingskosten per aanname volgen met de KPI cost-per-hire.
Meet per vacature de tijd-tot-aanname. Een lange procedure vraagt meer uren van HR en leidinggevenden. Verlooppercentages geven inzicht in retentie en de kosten van nieuwe instroom.
De arbeidsvorm speelt mee in je berekening. Thuiswerken kan reiskosten verlagen, maar vraagt soms om een thuiswerkvergoeding, extra software of veilige apparatuur. De productiviteit bepaalt welk effect deze keuze heeft op je totale werkgeverskosten.
De kostprijs per uur berekenen met een praktische formule
Een heldere berekening maakt zichtbaar wat een medewerker per productief uur kost. Je gebruikt hiervoor de totale jaarlijkse werkgeverskosten en het aantal productieve uren. Zo ontstaat een betrouwbare basis voor je begroting en voor het bepalen van een passend tarief.
De basisformule voor de kostprijs van een medewerker
De formule kostprijs per uur is eenvoudig: deel de totale jaarlijkse werkgeverskosten door het aantal productieve uren per jaar. Neem alleen uren mee waarin de medewerker daadwerkelijk waarde toevoegt aan het werk.
Kostprijs per productief uur = totale jaarlijkse werkgeverskosten ÷ productieve uren
Rekenvoorbeeld met loon en werkgeverslasten
Stel dat je medewerker een bruto jaarsalaris van €36.000 ontvangt. Het vakantiegeld bedraagt 8 procent, oftewel €2.880. Bij 25 procent werkgeverslasten komt daar €9.000 bij.
De directe jaarlijkse personeelskosten zijn dan €47.880. Bij 1.600 productieve uren per jaar ziet het rekenvoorbeeld personeelskosten er zo uit: €47.880 ÷ 1.600 = €29,93 per uur.
De directe kostprijs bedraagt in dit voorbeeld dus €29,93 per productief uur. Controleer het aantal productieve uren elk jaar. Verlof, feestdagen en ziekte kunnen het aantal beschikbare uren verlagen.
Indirecte personeelskosten toevoegen aan de berekening
Directe loonkosten vormen slechts een deel van je totale kosten. Denk aan een laptop, software, telefoon, huisvesting, opleiding en salarisadministratie. Deze uitgaven horen bij het werk en moeten naar rato worden verdeeld.
Een webdesigner heeft bijvoorbeeld kosten voor ontwerpsoftware en online diensten. Bij zakelijke websiteprojecten lopen de kosten voor uitvoering en onderhoud sterk uiteen. De kosten van een zakelijke website kunnen variëren van enkele honderden euro’s tot meer dan €5.000.
Tel de indirecte kosten op bij de directe werkgeverskosten. Deel het nieuwe totaal door hetzelfde aantal productieve uren. Je krijgt zo een completer beeld van de kostprijs gewerkt uur.
Verschil tussen kostprijs per gewerkt uur en factureerbaar uur
Een gewerkt uur is niet altijd een factureerbaar uur. Een medewerker kan tijd besteden aan acquisitie, intern overleg, opleiding of verlof. Die uren zijn nodig voor de organisatie, maar je brengt ze meestal niet direct bij een klant in rekening.
Stel dat van 1.600 gewerkte uren slechts 1.280 uur factureerbaar is. Gebruik je voor het uurtarief berekenen toch 1.600 uur, dan valt je tarief te laag uit. Deel de totale kosten voor een verkoopbaar tarief door het werkelijke aantal factureerbare uren.
Voeg bij de kostprijs een winstmarge toe. Een opslag voor risico’s en algemene overhead kan nodig zijn bij wisselende opdrachten of langere betalingstermijnen. Zo sluit je tarief beter aan op je bedrijfsrisico en gewenste rendement.
Veelgemaakte fouten bij het berekenen van personeelskosten per uur
Een veelvoorkomende fout bij fouten personeelskosten berekenen is rekenen met alleen het bruto uurloon. Werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioenpremies en andere vergoedingen blijven dan buiten beeld. Controleer daarom altijd de actuele premies en de afspraken in de arbeidsovereenkomst of cao.
Ook delen organisaties de totale jaarkosten soms door alle contracturen. Dat geeft een te lage uitkomst. Trek vakantiedagen, feestdagen, opleiding, intern overleg en ziekteverzuim af om het ziekteverzuim meenemen in de berekening goed toe te passen.
Vergeet daarnaast de overheadkosten niet. Denk aan huisvesting, software, administratie en leiding. Verdeel deze indirecte kosten naar verhouding over de medewerkers. Zo ontstaat een realistische kostprijs per werkelijk productief uur.
Herzie de berekening bij een salariswijziging, andere contracturen of een gewijzigd verzuimpercentage. De uitkomst helpt je om een betrouwbaar personeelsbudget op te stellen en betere keuzes te maken voor planning, begroting en prijsstelling.
